Betriebsprüfungen

Eine Prüfung beginnt meist mit einem höflichen, genauen und kurzen Schreiben: eine Liste von Jahren, eine Liste von Fragen, ein Termin für ein erstes Gespräch. Nichts darin deutet darauf hin, dass etwas nicht stimmt, und die meisten Unternehmen behandeln es als Verwaltungsaufgabe, die der Buchhaltung überlassen und Punkt für Punkt beantwortet wird. Die Schwierigkeit liegt darin, dass jede Antwort Teil einer Akte wird, auf die sich der Prüfer später stützt, und eine Erklärung, die in der ersten Woche beiläufig gegeben wurde, lässt sich in der sechsten kaum noch verbessern.

Eine Betriebsprüfung ist daher ein Verfahren mit eigenen Rechten und Pflichten auf beiden Seiten, und wie sie abläuft, zählt oft ebenso viel wie die Zahlen, die sie untersucht. Es kommt darauf an, was der Prüfer einsehen darf, wer für das Unternehmen antwortet und wie die Ergebnisse zustande kommen und vereinbart werden:

• die Regeln dazu, wie eine Prüfung eingeleitet wird, welche Ankündigung erforderlich ist und welche Jahre und Steuern sie umfassen darf;
• die Regeln zum Zugang des Prüfers zu Geschäftsräumen, Buchhaltungssystemen und elektronischen Daten sowie zum Ablauf eines Besuchs vor Ort;
• die Regeln zu den Büchern und Belegen, die ein Unternehmen aufbewahren muss, in welcher Form und wie lange;
• die Regeln zum Berufsgeheimnis und zur Korrespondenz mit Beratern, die ein Prüfer nicht herausverlangen darf;
• die Regeln zur Befragung von Geschäftsführern und Mitarbeitern und dazu, wer für das Unternehmen sprechen darf;
• die Regeln zur Mitteilung beabsichtigter Änderungen, zu den Gründen, die sie nennen muss, und zu der Zeit, die Ihnen für eine Antwort bleibt;
• die Regeln zu Schätzungen, wenn die Buchführung als unvollständig oder unzuverlässig beurteilt wird;
• die Regeln zur teilweisen Anerkennung einer Änderung und dazu, was eine Einigung zum Abschluss einer Prüfung für spätere Jahre bedeutet.

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