HR-Compliance

Die meisten Unternehmen verstoßen nicht absichtlich gegen arbeitsrechtliche Vorschriften. Sie wachsen, stellen schnell ein, holen hier einen Freelancer und dort eine Leiharbeitskraft dazu und führen die Personalakten so, wie die erste Büroleitung sie einmal angelegt hat. Nichts scheint falsch, bis eine Kontrolle, eine Klage oder die Prüfung durch einen Käufer ein Dokument verlangt, das niemand findet, oder sich herausstellt, dass eine seit jeher geübte Praxis eine Genehmigung, eine Meldung oder ein Verzeichnis erfordert hätte.

HR-Compliance bedeutet, diese Praxis zu prüfen, bevor es jemand anderes tut. Ein Audit betrachtet, was das Unternehmen tatsächlich tut, nicht nur, was in seinen Richtlinien steht, und umfasst in der Regel:

• die Regeln zur Anmeldung von Beschäftigten bei den Sozialversicherungsträgern vor Arbeitsbeginn und zu den Meldungen, die jeder Abrechnungszeitraum nach sich zieht;
• die Regeln zu personenbezogenen Daten von Beschäftigten und Bewerbern – was erhoben werden darf, wie lange es aufbewahrt wird und wer es einsehen darf;
• die Regeln zu Entgeltgleichheit und Entgelttransparenz und zu den Angaben, die ein Unternehmen gegebenenfalls melden oder offenlegen muss;
• die Regeln zur Nichtdiskriminierung bei Einstellung, Beförderung und Vergütungsentscheidungen und zu den Unterlagen, die deren Fairness belegen;
• die Regeln zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz – Gefährdungsbeurteilungen, Präventionspflichten und die Unterlagen, die eine Aufsichtsbehörde sehen will;
• die Regeln zur Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger und entsandter Arbeitnehmer – Arbeitserlaubnisse, Vorabmeldungen und die Prüfung der Arbeitsberechtigung;
• die Regeln zu Leiharbeitskräften und Personal von Subunternehmern und zur Haftung, die ein Unternehmen für deren Löhne und Beiträge treffen kann;
• die Regeln zu Kontrollen durch die Arbeitsaufsicht – was die Prüfer verlangen und tun dürfen und wie auf eine Feststellung reagiert werden kann.

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